建筑全生命周期管理及保值增值策略•下篇

原创声明

作者:Ivan Lui(吕伟俊),爱玛客设施管理系统拓展部前副总裁、深圳市设施之家科技有限公司(FMC)特聘专家顾问

FMC根据Ivan Lui先生的访谈内容整理、编辑后发布

 

 

随着城市化的快速推进,我国的城市建设正逐渐从“建设时代”转变为“重建时代”。在此时代背景下,既有建筑改造更新是适应信息化发展、缓解城市资源压力、实现城市品质提升和可持续发展的重要途径。建筑全生命周期管理及保值增值策略•下篇,将带您深入探寻优秀的FM管理如何提升资产营收水平和降低运营成本,实现资产保值增值。




 

设施管理软件如何实现效益最大化

建筑全生命周期有五个阶段,包括:初步规划设计、细节设计、施工建设、试运行和验收移交、正常运行。

设施管理软件可以同步投入使用,包括:输入大楼整体设计理念规范标准与功能需求、工程数据采集和规划设备台账以及各系统的维护计划、建立资产结构和运维管理文档系统与运维制度程序(如工单管理制度和安全工作许可证等)、验收移交时记录下所有的工程遗留问题(记录故障和功能差异,发出工单提高整改效率与效益)、在正常运行阶段可以利用历史数据分析不断优化维护策略与行动(RCM可靠性中心运维管理)。

 

不动产及FM管理工具记载建筑全生命周期管理数据,是固化和落实管理和最佳实践的基石—Ivan Lui

 

 

科学化的FM运维有助于降低运营成本

设施管理的核心理念 — 在设施的全生命周期中,可持续性的科学化运维

       1.延长平稳运行期(建筑寿命)  2.降低成本投入 


IFMA建筑成本投入曲线模型

 

 

在设施需要重置或怎样程度的重置的方案,有两个评估的核心要素:

1、设施的现在运行状态评估——通过设施运维情况(故障率)和运维成本,评估待改造设施处于全生命周期的哪个阶段

2、重置的经济方案评估——设施重置是需要部分改造、大修、整体更新等不同方案,需依据设施状态进行经济的方案评估

 

 

设施管理软件可以对建筑设施系统全生命周期内全程追踪的维护历史数据和运行时间和各参数等进行分析或查询,这样的数据评估的成本较低,却可以为改造方案的制订提供可靠依据——Ivan Lui

 

如果没有软件管理和相关完整数据,就必须要请专业的建筑顾问公司和各系统专家团队来做个全面设施审核报告来评估。专家团队手里因没有数据查阅,也只能用经验去目测或仪器测量等手段对目前设备系统的运行情况提供评估方案,这样成本很高,效果却不一定好。

 

在改造施工期,基于交付使用的设施设计交底

需求交底:基于使用需求对设计提出要求

功能交底:从功能的角度对设计提出要求

运维交底:从运维的角度对设计提出要求

 

 

设施管理软件从规划设计阶段介入,从需求、功能、运维的以后能安全高效营运的角度提出落地要求,并详尽记录相关施工、工艺、材料、安装、设备、备件和承包商供应商等资料,为以后运营维护提供保障—Ivan Lui

 

 

交接磨合期—施工质量检测的两个关键点

关注验收和缺陷管理,指导建立项目接管验收流程和标准;组织缺陷管理

通过IT工具强化落地与管控,设施设备基础资料全部在FMC设施管理系统中交底,避免资料交接不全,后期管理遗失等问题。缺陷管理“工单化”,全流程跟踪直至关闭,规避时间、人员、责任交接导致的一系列问题

 

 

因在软件中记录了所有有关于各项设施功能设计施工规范标准参数等的详细资料,管理者可以对承包商的工作质量进行全程监督和审查,并在出现问题时及时提出并要求立刻整改。只要施工的质量得到保证,就可以避免很多遗留问题和日后运营维护管理产生的隐患—Ivan Lui

 

 

正常运行期—科学化的FM运维管理有助于降低运营成本

在之前的章节也提过,通过先进科学管理和软件技术与出色的设施管理团队,会高效的缩短设计建造期来减轻资金投入和延长资产退出期来减低维护花费,除将整个建筑物的生命周期拉长外,更可以使交接磨合期与平稳运营期提高管理效率效益来减少运维开支。从很多成功案例里都证实了科技能提高并强化设施管理的综合竞争力,提升企业运维效率效益、开源+节流、减低风险和加强风控能力、也为企业提高品牌竞争力。

 

优秀的FM管理是提升客户满意度、挽留或吸引优质租户的关键。以一般商业为例,租户满意自然带动高出租率和收入增长,好的服务又可以提高挽留率(高挽留率=高收入,留住老客户的成本是寻找新发展客户的1/4)。如果建筑的功能寿命到头了,营收所剩无几了,那么运营成本再低也没作用,一定要考虑转型、升级、创新—Ivan Lui

 

 

科学化的FM运维有助于降低运营成本

国际设施管理协会(IFMA)把设施管理定义为“通过整合人员、场所、流程和科技,确保已建环境高效运转的跨学科行业”。对于这条定义,我个人的理解是:用我们的核心业务去整合客户的所有非核心业务,形成一个管理服务平台,提供安全、舒适、高效的工作场所,稳健运营并持续改善,使客户能够专注于其核心业务发展。

 

 

FM外包要强调的是服务平台的管理,把保安、保洁、绿化、维修、行政等所有的非核心后勤服务打造成一个交付平台,是:‘以我们的核心业务去整合客户所有的非核心业务,形成单一管理服务平台,提供安全、舒适、高效的工作场所运营并持续改善,支持客户可以更全面专注于他们的核心业务发展’,提供一个单一又有质量要求的服务管理平台,标准在符合合同的服务范围SOW,要达到服务协议水平SLA,更要达到关键绩效指标KPI,还要提供更多的增值服务(value added services)——Ivan Lui

最终的服务目的和目标是要成就workplace solution-工作场所的解决方案,包括高效运营外和持续改善、改造与改革;另外是customer satisfaction客户满意度,就是服务满意度调查分数高,与客户建立良好关系、沟通好、得到客户的信赖和喜欢。那用什么来承托这个平台呢?就是3个P加一个T(Place工作场所、People人、Process程序;Technology技术),简单的说就是:切合工作场所需求的提供经验优秀FM管理团队和相关需要的程序与工具和技术。

 

设施管理服务涉及的行业面很广,包括医院、银行、商业大楼、工厂、学校、产业园区、公共设施等。但种种式式的FM项目都应该先整合服务需求、整合工作模块、再而整合人员结构和专业水平、与所有相关流程和程序标准。从整合需求到平台建设,达到切合需求、资源整合、专人专事、成本效益、持续改善、改良、改进、创新的最大效益。——Ivan Lui

 

设施管理行业六大特点

 

专业化——设施管理提供策略性规划、财务与预算管理、不动产管理、空间规划及管理、设施设备的维护和修护、能源管理等多方面内容,需要专业的知识和管理,需要大量专业人才参与。另外,化工、制药、电子技术等不同的行业和领域,对水、电、气、热等基础设施以及公共服务设施的要求不同,所涉及的设施设备也不同,需求实行专业化服务

精细化——设施管理以信息化技术为依托,以业务规范化为基础,以精细化流程控制为手段,运用科学的方法对客户的业务流程进行研究分析,寻找控制重点并进行有效的优化、重组和控制,实现质量、成本、进度、服务总体最优的精细化管理目标

集约化——设施管理致力于资源能源的集约利用,通过流程优化、空间规划、能源管理等服务对客户的资源能源实现集约化的经营和管理,以降低客户的运营成本、提高收益,最终实现提高客户营运能力的目标

智能化—设施管理利用现代4C技术,通过高效的传输网络,实现智能化服务与管理。设施管理智能化的体现是智能家居、智能办公、智能安防系统、智能能源管理系统、智能物业管理维护系统、智能信息服务系统等

信息化—设施管理以信息化为基础和平台,坚持与高新技术应用同步发展,大量采用信息化技术与手段,实现业务操作信息化。降低成本提升效率的,信息化保证了管理与技术数据分析处理的准确,有利于科学决策

定制化—每个公司都是不同的,专业的设施管理提供商根据客户的业务流程、工作模式、经营目标,存在的问题和需求,为不同客户量身定做设施管理方案,合理组织空间流程,提高物业价值,最终实现客户的经营目标

 

要达到以上的效果,设施管理需要有一个以先进科技又强而有力的管理软件,将整个FM的运营管理理念(包括:运营、工单、巡检、环境健康安全、能源、绩效、采购、空间管理、风控等多个模块)全方位贯彻其中。做到具有连带关系的模块之间有很强的互动性,整体运营效率效益大大提高,并能够提供可靠精准的运营数据记录和自动生成的分析报告,让管理人可以有据可依的进行持续改善。

 

 

FM管理工具:FMC产品系列

那么,FMC产品的价值在哪里? 提高效率、切合需求、资源整合、信息共享。

它把各移动终端(手机)和中央控制台直接连通,管理去中间化。当工单发出后,它会直接发到达工人手机上,并在工作完成后汇报返回。这样一来,既提高了工作效率,又能够收集记录大量的工作信息,例如有多少工人,完成了多少工单,质量如何等。这非常有利于个人和整体团队工作绩效的考核,也可以大大减低管理成本却大大提高管理水平。此外,软件还可以记录运营中的人力、物力成本;可以与客户设置服务水平协议、关键绩效指标;可以进行线上客户满意度调查以及运营数据分析,有利于服务与运营的持续改善。

 

 
安全模块,是这个软件的一大特点。建立一个顶级的安全机制,就能尽可能地减少意外发生。由手机一键启动,在不同的情景用不同的处理方法。有预案了就可以经常性的做模拟测试,锻炼好管理团队有第一时间处理意外意识,将处理时间提到最快和减到最少,也就是将损失减到最低—Ivan Lui

 

从宏观看这套设施管理软件,也是帮助企业建立一套闭环式的完整管理体系,并智能化的不断积累、更新和自我完善的制度程序。

建立资产管理体系

建立一个资产管理体系,能全面认知整体资产情况,即时一览无遗盘点清楚,资产管理自然运筹帷幄,是财务管理一大利器:

1、楼宇结构和所有设备设施的全生命周期现状与折旧;

2、各空间配置,租金和价值,使用率和空置率统计分析;

3、各部门与相关人力的配置情况

4、仓储价值与所有工具耗材备件的预算

 

建立质量管理体系

建立一个质量平台体系,储存并编制成可不断类积与更新的质量体系平台,成就了公司的知识库:

1、公司资讯与纪要和发展计划,方针策略,体系制度

2、业务运营所需程序,工作手册,工作报告;

3、楼宇设备设施资料和图纸

4、护操作管理记录

5、工程方案与计划书和报告等

6、相关法律法规,行业规范标准,最佳实践办法等

 

建立运营管理体系

建立一个运营管理体系,形成高效与成本效益的不断改善机制

1、让管理理念全面贯彻到各层面与实际运营每一个环节当中

2、全智能信息化自动化透明化并去中间化的即时高效运作

3、从热线服务台到管理人员到各工作人员都需要参其中与并了解运作机制,无形提高整个团队的协助和效率意识,并促进个人积极工作态度提高整体服务质量

4、全面监控设施系统关键信息,结合巡检报告,即时预警问题并能及时处理

5、系统自动统计各工作数据并自动生成各类有分析意义报告,对绩效评估和持续改善改进改革有着精准依据

6、全面达至安全运营,切合需求,资源整合,成本效益

 

建立风控危机管理体系

建立一个风控与危机预案管理平台:

1、全天候对楼宇和园区及设施的全景管控

2、预设紧急反应预案,对设施发生事故甚至出现危机如火警火淹停电停水停气暴动炸弹毒气地震疾病等时,都能即时一键启动各预案紧急小组出勤,专案专员将事故即时处理,将生命财产损失减到最低,并尽快恢复正常运营

3、能常态化做好模拟与演练,锻炼人员风险意识,及时发现和做好风险评估并能消灭事故根苗

4、根据预案缺陷或事故研究,不断改善预案设计与风控机制

 

建立绩效管理体系

建立一个绩效管理体系,全面完整透明可量化各设计绩效并标杆基准比较,对客户服务报告有理有据,对团队能做到奖惩有依有度又极大促进积极工作态度和效率效果

1、从公司对各项目的各业绩比较

2、从客户对整体服务的满意度和回馈意见与点赞

3、从服务合同对服务水平协议与关键绩效指标的兑现

4、从各增值服务和节能降耗等的成绩兑现

5、从对供应商的服务评估

6、从对项目每一个工作人员的实际工作绩效

 

建立标杆基准管理体系

建立一个杆标基准比较平台,能将一系列的相关项目做具有实际意义的比较,让最高管理层能全面数字量化,清晰比较全部相关项目的运营管理效益,分析优劣问题,分享最佳作业管理办法,整体不断改善业务

1、让各项服务指标与实际运营付出挂勾并量化,全面透明集约的比较

2、让每一个项目都能清楚认识自身问题,并能参照学习最佳办法

 

建立持续改善改进改革管理体系

建立建立一个持续改进机制,有前面所说各平台,具备各类信息为分析资料和量化数据,能更全面清楚认识问题,面对问题,并能精准设计解决方案,不断改革管理体系


时间

2016-09-16 14:42


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FMC