持续消除FM中的资源浪费因素

当FM遇见精益生产理念:持续消除FM中的资源浪费因素

精益生产方式的概念最初由日本丰田提出,旨在消除汽车生产运营过程中的浪费因素,进而提升生产效率并节约生产成本。精益原则被广泛应用于制造业,正确使用该原则能够使生产流程得到优化,持续提升企业的竞争力。实践精益生产原则应遵循如下五个步骤:

 

 

1.明确不同产品系列的产品对于消费者的意义与价值;

2.消除产品生产过程中一切不利于产生价值的资源浪费因素;

3.让能够持续产生价值的流程紧密运作,使产品能够及时、顺利得交付于顾客;

4.精益生产流程建立以后,持续让更多消费者及时获得符合其自身需求的产品;

5.持续通过精益运营,实现最理想的零浪费制造过程。



精益思想与FM

实践精益思想不限于制造业,精益思想同样适用于任何行业的业务流程,能够有效提升一个组织的团队协作能力,甚至优化客户关系维护管理流程等。

 

设施管理是一个已经广泛实践精益思想的领域,原因在于设施管理是企业不动产及设施资产运营管理的核心所在,精益原则能大大提升设施管理部门的运营管理效率。实践精益设施管理能够高效得识别管理过程中的资源浪费因素并减少管理开支。当设施管理与精益思想相结合,在发挥精益思想潜能的同时,也产生了许多设施管理最佳实践。

 

消除设施管理过程中的资源浪费

 

减少设施管理部门运营管理中的浪费是管理者的重要任务之一,确保将浪费控制在最少十分重要,然而许多浪费因素很难被识别并及时采取精益化措施进行控制。浪费不限于物料资源的浪费,人才的流失同样会对组织运营带来巨大的挑战。精益原则能够为组织识别管理过程中的浪费因素,并为组织选择恰当的方法规避此种浪费提供参考。更为重要的是精益原则能够持续为设施管理部门的工作提供符合逻辑的工作流避免同类型浪费的再次产生。通过在设施管理过程中采用精益原则可以有效消除如下几种浪费:

 

 

1) 运输

运输物料或者员工至故障处很容易产生资源浪费,比如运输过程中携带了一些非必要的人力物力。运输过程产生的资源浪费通常源于信息的不对称,比如员工并不清楚解决故障所需要的准确物料种类及数量、维修人员人数等详细信息,这无疑将迫使维修团队不断往返于故障点和设施管理处之间,浪费大量时间寻找图纸、操作手册和备品备件。

 

2) 库存 

对备品备件的不恰当管理同样会产生资源浪费。当某种备品备件库存为零时,需要消耗此类备品备件的预防性或纠正性维护无法及时进行,操作人员在等待备品备件的过程中,将会浪费大量人力和时间资源。

 

3) 操作

是否在故障处和设施管理处之间是否浪费了不必要的时间?是否在维保过程中采取了非必要的步骤?是否在维保项目中消耗了的时间寻找物料?所有产生资源浪费的操作都将导致工单完成时间的滞后以及更大的成本支出。

 

4) 等待

维保人员在故障处等待更有经验的人通过电邮、电话或者纸质文件指导维保操作是十分严重的时间浪费,设施管理过程必须避免由于等待操作指导或备件及工器具的时间浪费。在最理想化的操作流程中,当设施团队未获得现场工单的完整信息时,将会直接进入已获得完整信息工单的现场,进而避免时间浪费。

 

5) 过度维保

在设施管理过程中,过度维保经常发生在工人完成一项任务后未及时反馈完成信息,导致设备设施维保进程不能被追踪。比如,对已经清洁完成的区域再次进行清洁,对空闲设备进行预防性维护。过度维保可以通过使用设备设施维保软件对工单状态的精准追踪而避免。

 

6) 冗余处理

此种浪费通常会发生在数据重复录入或者信息重复处理。这种情况在纸质化工单管理中十分常见。比如,维保信息经过如下工作流程将被记录多次:

1.报修时由租户对故障和工单信息进行登记

2.物业管理者与租户沟通后重新提交工单至维保人员

3.维保人员完成工作后再次录入工单

4.物业管理者整理工单历史信息生成账单时,再次录入工单信息

 通过使用精益化的设施管理信息系统能够有效避免此种浪费。

 

7) 故障

此种类型的浪费产生于故障首次没有被完全修复而导致的返工。存在缺陷的维保工作可以让建筑设备设施暂时恢复运行服务,但是返工会导致更多的人力浪费。

 

8) 技能 

此种浪费源于组织无法挖掘员工的潜能,或者在雇佣新员工后没有提供完善的培训。如果不能将完整项目资产信息提供给员工,员工需要花更多的时间去了解这些资产,无法快速融入组织,这个过程无疑会产生大量的人力资源浪费。

 

更合理的任务分配机制

 

另一个容易产生资源浪费的问题是设施管理团队缺乏合理的任务分配机制。任务经常被错误分组,或者分配给那些十分繁忙的工人,然而这些失误并不能被轻易识别并得到及时纠正。在那些具有复杂组织结构和较多员工数量的企业组织中,如果沟通不顺畅,类似的问题将更加严重。设施管理团队中每个人在正确的时间获得符合自身技能水平的任务是十分重要的。

 

通过采用精益原则,管理者可以在工作流中使用经过验证的任务管理技巧和工具去优化任务管理,确保员工发挥个人价值。

 

 


 



结语

精益原则应用于设施管理领域需始于对建筑资产、空间及维保的基础数据收集和维保策略初始化。基于这些基础数据和维保策略,管理者能够准确测量目前设施管理部门的人员绩效及资产性能,进而通过采用精益化管理理念及技术,持续制定和优化能够确保设施管理过程零浪费的设施管理战略、策略以及及日常计划。

 

 

参考资料

5 Lean Principles Every Engineer Should Know. Available at: https://www.asme.org/engineering-topics/articles/manufacturing-design/5-lean-principles-every-should-know

 

How to Use Lean Facility Management to Reduce Costs. Available at: https://blog.akitabox.com/using-lean-facility-management-to-reduce-costs

 

3 Examples of Lean Process within Facilities Management. Available at: http://www.shmula.com/3-examples-of-lean-process-within-facilities-management/24750/

时间

2018-03-23 16:33


栏目

新闻中心


作者

FMC